Публикация на прошлой неделе поста вызвала дискуссию (в том числе в профильных соцсетях) по поводу того, в какой степени реализуемые в нашей стране схемы управления документами являются электронными. Где тот водораздел, когда бумажный документооборот превращается в электронный.
Начну с того, что безусловно электронным является документооборот, в котором просто отсутствует бумага (ну, и глиняные таблички тоже), когда документы, в том числе в ходе судебных разбирательств, существуют и используют только в электронно-цифровом виде.
На самом деле примеров такого документооборота есть довольно много, хотя нужно признать, что в основном это касается коммерческого сектора, банковской сферы, Интернет-торговли, туристических и транспортных услуг и пр.
Но довольно часто все же пользоваться исключительно электронными документами не всегда получается. Например, отправляясь в поездку, многие люди распечатывают страховку, оформленную и полученную от страховщика в электронном виде. А кому-то просто удобнее читать и править документ, присланный на согласование, именно в бумажном виде.
Ключевым же моментом в определении того, к какому типу относится документооборота, являет то, в каком виде реализуется подлинник документа. То есть документооборот может быть вполне себе электронный (как например, при покупке электронных авиабилетов, при обретении страховки или при оплате счетов ЖКХ), но для удобства вспомогательной работы вы использует в какие-то моменты бумажные копии электронных документов.
И наоборот, вроде бы почти все деловые процессы выполняются в электронном виде, бумага появляется лишь в какие-то кратких-то кратких эпизодах, но на сам деле это бумажный документооборот, поскольку, хотя бумага появляется почти на мгновение, но именно эта бумага является подлинником. Которая и потребуется в случает разбирательства конфликтных ситуаций в суде.
Вот эти положения я теперь хочу продемонстрировать на примере "бумажно-электронного взаимодействия" с Управой Преображенское города Москвы, описанном в общих чертах в посте
Итак, 7 июня я отправил через сайт Управы некоторое заявление. Обратите внимание, в случае передачи заявления в традиционном бумажном виде, я сразу получают копию заявления с регистрационным номером, датой и подписью отвественного лица Управы.
В электронном случае я ничего такого не имею, только лаконичного окна на экране, которое не имеет никакой юридической значимости.
Далее секретарь
- распечатывает полученное письмо;
- производит его регистрацию – ставит штамп на бумажном носителе и ручкой записывает дату и входящий номер;
- сканирует печатный документ и заносит скан в местную базу данных, вместе с реквизитами заявления (включая дату и регистрационный номер).
Таким образом, мы видим, что мое, изначально электронное заявление, "раздваивается" превращается в два варианта внутренних документа Управы, но подлинником (исходным вариантом) является именно бумажный документ, на котором был поставлен штамп и записаны ручкой дата и номер. Электронный вариант является лишь копией этого бумажного подлинника.
Тут естественным образом возникает вопрос (наверное, его нужно адресовать Правительству Москвы, так как Управа – это его подразделение) – зачем все сделано именно так? Зачем нужно было преобразование изначально электронного документа в бумажный вид с одновременным созданием электронной его копии?
Вся эта бумажно-электронная схема документооборота вызывает только удивление и недоумение.
Почему нельзя было зарегистрировать сразу электронный документ?
Зачем вообще нужно вводить дополнительную регистрацию, ведь на самом деле регистрация уже была произведена автоматически в момент отправки заявления на сайте?
Если Правительство Москвы является таким приверженцем бумажного делопроизводства, то зачем нужно было городить огород с создание дубликатного электронного контура?
Секретаоь распечатала бы заявление, поставила бы штамп, подшила в папку и все. Зачем нужно было еще дополнительно вводить все этой в компьютер, в том числе руками набивая реквизиты?
Ответственный исполнитель готовит ответ (отмечу в скобках, что текст ответа вообще не соответствует вопросам в заявлении, такое впечатление, что исполнитель вообще не читал заявление). При этом подготовка ответа никак не связана с исходным запросом (иначе система должна была бы автоматически заполнить поле "в ответ на какое заявление дается ответ".
Ответное письмо распечатывается, подписывается начальником. Секретарь ручкой заполняет регистрационные данные (дата, номер), забывая при этом заполнить данные входящего.
Бумажный документ подшивается. Потом он сканируется, заносится в параллельную электронную базу.
Электронная копия-скан отправляет через систему доставки на электронную почту заявителя (мне).
На этом примере мы хорошо видим, что "автоматизация" тут приводит лишь к увеличению трудозатрат при реализации делового процесса и привлечению дополнительных материальных ресурсов (компьютеры, ПО).
Зачем все это нужно?
Вопрос, конечно, риторический.
С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.
Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.
Существует три способа подачи :
- Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
- На магнитных носителях с ЭЦП
- Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.
Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.
При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.
Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.
» стал входить в российский ИТ-лексикон где-то в начале нынешнего века, до этого обычно говорилось просто об автоматизации документооборота, деликатно умалчивая о какого рода документах - электронных или бумажных - идет речь. Более того, понятия «электронный документ» вообще в нашем делопроизводстве не существовало, специалисты отлично понимали, что речь идет об управлении бумажными документами. Появление же термина «электронный документооборот», а вслед за ним и СЭД, казалось бы, должно было отразить качественные перемены в документоведении, а именно - замену бумаги на электронный формат. Однако к концу первого десятилетия неожиданно выяснилось - речь шла просто о смене названия без заметной корректировки сущности. Оказалось, что электронный документооборот - это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только «электронными» средствами, а совсем не оборот «электронных документов».
Термин «электронный документооборот» оказался в значительной мере скомпрометирован, во всяком случае, он стал пониматься двояко. В результате пришлось вспомнить о другом названии (появившемся еще 40 лет назад) - «безбумажный документооборот», который и стал все чаще использоваться в официальных государственных директивах, когда имелась в виду цель перехода к работе с настоящими электронными документами без обязательного использования бумажных носителей.
Хотя, конечно, электронные документы еще с 1990-х все активнее проникали в нашу жизнь. Но на их пути стояла непреодолимая преграда в виде законодательства, которое за ключевыми понятиями «подлинник» и «юридически значимый» признавало фактически только бумажный формат. Итогом этой ситуации стало том, что автоматизация российских документо-ориентированных процессов привела к появлению двухконтурной модели документационных потоков, в которой электронный поток был нацелен на повышение эффективности работы, а бумажный - на соответствие нормативным требованиям. Вполне очевидно, что такое дублирование было не очень нормальным, приводило к повышению сложности систем, к снижению их эффективности.
Тут нужно сразу отметить, что отмена использования бумаги не самоцель. Цель - это повышение эффективности работы и качества жизни людей. Использование электронных форматов нужно ровно настолько, насколько позволяют продвигаться к этой цели. Если какие-то задачи удобнее решать с помощью бумажных или еще каких-то форматов, то так и нужно делать. Вопрос стоит не о запрете бумажных документов, а о снятии ограничения на использование электронных, чтобы они в режиме равной конкуренции заняли свое место в нашей жизни.
Ситуация начала меняться только несколько лет назад, когда электронные документы стали постепенно получать законодательный статус, хотя все же явно выглядели «падчерицами» в российском документоведении. Это было понятно уже потому, что их легализации шла путем приравнивания их прав к правам бумажных документов. Однако хотя о программе перевода страны на электронный было объявлено на самом высшем уровне еще в 2008 г., но сроки завершения такого перехода на уровне органов управления страной последовательно переносились с 2012-го на 2015-й, а затем - на 2017 г. При этом некоторые эксперты выражают сомнения, что последний намеченный срок удастся выдержать.
Тем не менее, переход на безбумажные методы работы с документами идет как в коммерческом секторе, так и в сегменте государственного управления, электронные документы все шире используются гражданами, в том числе при выполнении покупок, банковских операций, при взаимодействии с госорганами. Но насколько быстро идут все эти процессы, насколько текущее положение дел соответствует потребностям общества? Какие проблемы есть на этом пути? Об этом нам рассказали эксперты - представители отечественных организаций.
Текущее состояние дел
« Поднятая тема - очень и очень щекотливая во многих аспектах, начиная с терминологии и заканчивая практическим ее применением», - считает начальник Управления сопровождения прикладных систем Департамента информационных технологий ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» Антон Бурлаков. - Очень многие практикующие специалисты скажут, что все в порядке и процент перехода довольно высок, но по факту о безбумажном документообороте речи не идет. С количественными показателями - вообще отдельная история. В свое время (распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) были попытки вывести в безбумажный формат определенный процент от общего объема документооборота. Все закончилось не то чтобы печально - МЭДО реально работает, но это все-таки не переход на безбумажный документооборот в обсуждаемом сейчас виде, а улучшение электронного учета и движения бумажных документов. Да и граница между подлинно безбумажным и просто электронным документооборотом достаточно зыбкая - всегда можно распечатать и положить на стол так привычный руководителю бумажный документ«.
Директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев рисует совсем иную, намного более оптимистичную картину: «Думаю, что в целом планы отказа от бумаги перевыполнены по сравнению с ожиданиями десятилетней давности. Причем перевыполнение часто происходило путем решения с помощью СЭД задач, которые гораздо лучше решаются другими средствами. Например, работа ведомств с обращениями граждан лучше идет в тех организациях, которые реализовали эту задачу в CRM -, а не в -системах». В качестве примера он приводит высшую школу: если еще несколько лет назад Финансовый университет был одним из очень немногих вузов, работающих без бумажных документов, то сегодня практически все университеты также внедрили СЭД для внутреннего документооборота. По его оценкам, в системе высшего образования доля электронных документов находится уже в границах от 40 до 50%.
Профессор кафедры информационных технологий, начальник отдела электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова Павел Музычкин считает, что термин «безбумажный документооборот» (введенный академиком В. М. Глушковым в 1970-е как раз для подчеркивания способа обмена документами не на бумажном, а на машинном носителе информации с целью последующей ее обработки при помощи ЭВМ) использовать сегодня не следует, в том числе и потому, что переход на электронные методы не должен сопровождаться запретами на бумажные носители. По его мнению, будет правильнее использовать понятие «электронный документооборот» в его изначальном смысле - работы именно с электронными документами как основной формой современного контента.
«Полностью электронный документооборот имеет место тогда, когда на всех стадиях жизненного цикла документ находится в электронной форме. А эти стадии, как известно, начинаются с создания документа и заканчиваются его архивным хранением и уничтожением через установленный законом срок, - напоминает эксперт. - А теперь ответьте, в каком состоянии находится архивное дело в нашей стране - в бумажном или в электронном? Правда, ответ очевиден? Говорить о безбумажном документообороте можно только в тех случаях, когда документы не сдаются в архив на длительное хранение. Таким образом, сегодня перевести в электронный вид можно только некоторый ограниченный массив документов, не подпадающий под требования долгосрочного хранения, причем в разных организациях доля данного массива документов разная. Для вуза, где большую часть документооборота составляют документы, связанные с движением многочисленного персонала и контингента обучаемых, документальным оформлением результатов учебного процесса, доля зарегистрированных документов, постоянно находящихся в электронной форме, по экспертной оценке, в настоящее время составляет не более 1%, если, конечно, не считать документами сообщения электронной почты».
Далее Павел Музычкин рисует такую картину сегодняшнего положения дел. Сейчас та незначительная часть документов, которые в течение всего жизненного цикла находятся в электронной форме, представляют собой внутренние документы. Даже если подлинники входящих документов были в электронной форме (что сегодня нередко встречается при взаимодействии с органами государственной власти и управления), в вуз они поступают в виде электронных или бумажных копий. Электронные копии распечатываются и подшиваются в дело, хотя для исполнения передаются через в электронном виде.
Безусловно, в свое время, особенно после принятия первого закона об электронной подписи, многие были очарованы открывающимися перспективами избавления от надоевших всем бумаг, считает эксперт. Но жизнь поставила все на свои места, и сегодняшнее состояние СЭД есть объективное отражение степени готовности современного общества, его отдельных структур принять новые технологии. Однако делопроизводственным службам изначально было ясно, что возможен только смешанный документооборот, поэтому завышенных ожиданий в вузе не было. Постепенно, эволюционным путем СЭД охватывала все новые и новые пласты документов и укоренялась в организационной структуре. «Сказать, что результаты не соответствуют ожиданиям, можно, но только не в том контексте, как обычно говорят. С моей точки зрения, они намного превзошли то, что мы планировали в 2006 г., когда начинали внедрение. Правда, так думают не все. Для большинства СЭД - как электричество, как воздух - есть и все!», - уверен он.
С чего начинать
Документооборот - это очень широкое понятие. Есть организационно-распорядительный, кадровый, финансово-учетный, есть внутренний и внешний. При этом внешний тоже бывает разным - между предприятиями одного холдинга и между независимыми контрагентами, внутри страны и с зарубежными контрагентами. Отдельная большая категория - документооборот в системе государственного и местного управления, между этой системой и гражданами. Есть вертикально-отраслевые сферы - банковская, здравоохранение, образование и пр. Какие из этих разных категорий документооборота испытывают сегодня наибольшие потребности в переходе на электронные рельсы? Где уже достигнуты наилучшие результаты?
«Водораздел между сферами с относительно беспроблемным и все таки затрудненным использованием исключительно электронных документов очевиден - это структурированная или неструктурированная информация в документах, - считает Антон Бурлаков. - Именно поэтому лучше всего отказ от бумаги проходит в тех ведомствах и в тех сферах, где в документах содержатся в основном цифры, за примером далеко ходить не надо - Налоговая служба. А вот там, где появляются сложносочиненные тексты - начинаются трудности, даже в таких, казалось бы, примитивных областях, как прием обращений. Банальная жалоба, оставленная на сайте, получает кучу реквизитов, распечатывается, регистрируется, обрастает кучей резолюциями и пометками, подшивается в дело. Зачем? А от греха подальше, вдруг проверка или что».
В качестве способа перехода на безбумажный он предлагает полностью запретить использование внутренних документов в бумажном виде, считая этот вариант вполне реальным. Следующий шаг связан уже с изменением принятой у нас схеме управления: нужно ввести модель свободных поручений, не привязанных к документам, снабженных только техническим номером, не видимым пользователям, но при этом передаваемым внутри СЭД и вполне легитимным. Дальше - переход к передаче управленческих воздействий (записей) через корпоративные социальные сети и прямая привязка этих записей к проектным планам и графикам, а не к документам. Реализация такой схемы видится вполне возможной, но на ее пути есть препятствия, которые можно и нужно устранить.
«Думаю, что самый большой прогресс будет не там, где бумажные документы удастся превратить в электронные, а там, где от документов удастся отказаться в принципе», - говорит Владимир Соловьев. В некоторых случаях проще открыть для запросов витрину данных, как это сделано, например, в сервисах проверки уплаты штрафов ГИБДД или задолженностей по налогам и сборам. Вместо того, чтобы держать штат сотрудников, готовящих и согласующих документы, в ситуациях, когда необходим только доступ к данным, куда проще запустить сервисы, работающие в автоматическом режиме, и передать всю работу на самообслуживание тем, кто обращается за таким доступом.
В качестве примера реализации такой идеи он приводит свой университет, где весь внутренний документооборот уже давно осуществляется только в электронной форме. Функции по эксплуатации и поддержке СЭД уже больше года назад ИТ-подразделения университета передали управлению делами, пользователи сами создают сотни типовых маршрутов в месяц, и движение всех документов, касающихся внутренней жизни университета, проходит в электронной форме. Внешние же запросы пока еще слишком часто приходят в университет по обычной почте в бумажной форме. Но и они сейчас переводятся в электронную форму. Вопросы ректору давно уже задают на сайте, запросы в ИТ-поддержку тоже. В этом году происходит переход на электронную форму взаимоотношений с научным сообществом и с иностранными гражданами и организациями. «Но для научных контактов во многих случаях стандартного функционала ECM и CRM не хватает, нужны более серьезные системы управления знаниями», - отмечает эксперт.
А другой представитель высшей школы, Павел Музычкин, видит реальную картину в несколько ином свете: в бюджетном образовательном учреждении структура смещена в сторону персональных данных, поэтому значительная часть документов уходит в архив на десятилетия и, следовательно, в нынешних условиях пока не имеет шансов стать электронными подлинниками. В то же самое время есть группы документов, которые уже сегодня вполне могут быть переведены в полностью электронный вид. Наиболее актуальный участок - госзакупки, и тут уже очень много сделано в государственном масштабе. Но на уровне вуза из-за высокой степени ответственности персонала за ошибки огромные массивы документов по-прежнему распечатываются, хотя на портале госзакупок вся информация о договорах имеется в электроном виде, причем с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Однако есть другой важный пласт документов в вузах, который беспрепятственно может быть превращен в полностью электронный вид - документация по организации учебного процесса. Это объемные комплекты из сотен документов по каждой образовательной программе, которые необходимы для прохождения государственной аккредитации. То что до сих пор они еще существуют на бумажном носителе - рудимент. Что интересно, он может быть ликвидирован одним росчерком пера уполномоченного должностного лица министерства. Имея такой мощный рычаг, как государственная аккредитация, данное решение может быть легко реализовано на практике.
Какие есть препятствия
Что мешает переходу на настоящий электронный документооборот: нет потребности у предприятий, низкая заинтересованность, СЭД не дает нужного эффекта или не оправдывает затрат, нет кадров, нет технологической готовности, недостатки нормативно-законодательной базы? Отвечая на эти вопросы, Антон Бурлаков вспоминает часто используемый тезис: «Бумажная парадигма исчезнет только с последним руководителем высокого ранга, которому секретарша распечатывает документы». Но дальше отмечает, что на самом деле проблема намного серьезнее. Он считает, что трудности есть во всех сформулированных вопросах, и перечисляет еще несколько важных аспектов:
· до сих пор нет единого терминологического аппарата и единого понимания термина «электронный документ»;
· люди просто не готовы к отказу от документов в традиционном их понимании, для них то, что они видят на экране, - это документ, который можно легко представить в бумажном виде;
· есть страх и опасения за надежность системы электронного документооборота и хранения информации, многие не готовы к тому, что даже самая незначительная информация никак не фиксируется на бумаге и не будет подшита в дело;
· прецеденты возврата к бумажным документам уже есть, недаром в США появился термин hard copy и требования по хранению важных документов именно на бумаге;
· и конечно же, требования по защите информации, нетрудно зайти на сайт госзакупок и поискать тендеры на закупку пишущих машинок.
Есть некоторые трудности и на уровне законодательства, но все же главные проблемы - в нашем менталитете, в головах. Уже сегодня при существующих нормативных требованиях у организаций есть большие возможности для широкого использования электронных документов, уверен Владимир Соловьев. По его мнению, трудности возникают только на первом шаге, когда кажется серьезной инновацией и всем работникам приходится учиться и перестраиваться. Но очевидные плюсы быстро переводят СЭД из разряда инноваций в разряд действующего стандартного решения. Если руководство понимает выгоды от перехода на безбумажный документооборот и транслирует сотрудникам свое положительное отношение к отказу от бумажных документов, то серьезных проблем быть не может, только стандартные задачи, которых в больших организациях может быть много.
« Думаю, потребность в полностью электронном, т. е. безбумажном документообороте есть, и даже очень острая, - считает Павел Музычкин. -Неправильно думать, что кто-то сознательно мешает широкому использованию безбумажной технологии. Просто сегодня не созрели объективные условия для создания электронных архивов. То что мы сейчас имеем - правильнее называть предпосылками. Как обеспечить гарантированное хранение документов в течение десятилетий и столетий? К сожалению, наука еще не дала нам таких технологий. Но все равно нужно работать с тем, что есть».
Вместе с тем он уверен, что недостатки нормативно-законодательной базы также вносят свой вклад. Примером может служить первый закон об электронной подписи, который работал, но за десять лет так и не привел к ее массовому использованию в деловой практике, все оказалось намного сложнее, чем рисовалось в нашем воображении. Подпись, оказывается, действует определенный срок, может быть отозвана, скомпрометирована, для ее использования нужно устанавливать специальное ПО и получать сертификаты, которые периодически следует обновлять. Нужно иметь не только подпись, но и поддерживать целую инфраструктуру ключей, держать штат сотрудников и платить за лицензии на ПО, платить за носители ключей, платить за ежегодную перегенерацию ЭП. Закон об электронной подписи 2011 г., введя вид простой электронной подписи, многое упростил и придал юридическую значимость технологиям, основанным на пин-кодах, логинах и паролях. Многие внутренние бизнес-процессы могут обойтись без усиленной электронной подписи, а корпоративная почта может взять на себя часть функций, которые ранее выполнялись через СЭД.
Как решать проблемы
Антон Бурлаков считает, что тут предстоит решить целый комплекс непростых задач. В качестве необходимого шага нужно изменить взгляд людей на само понятие «документ» и на использование документов при обмене информацией и передаче управленческих воздействий. Социализация управленческой деятельности в организациях и отказ от ее формализации помогут сократить число событий, фактов и управленческих воздействий, подлежащих документированию. Тут не обойтись без определенной ломки сознания.
В качестве конкретных мер он предлагает, как вариант, обязать всех арифметически сократить число регистрируемых документов. «Но пока не пройдет несколько лет, пока люди не поймут, что так действительно удобнее и практичнее и что риски на самом деле минимальны, мы будем пользоваться все улучшающимися системами электронной регистрации бумажных документов. Красивыми, иногда реалистично имитирующими бумажные документы, но не прогрессивными», - говорит наш эксперт.
Нужно начинать с конца жизненного цикла документов - архивов, считает Павел Музычкин. Нужно создавать мощные дата-центры с многократным географически распределенным резервированием, находящиеся под с гарантированной защитой государства от форс-мажорных обстоятельств природного, экономического и политического характера, в которых на коммерческой основе за приемлемую плату могли бы накапливаться электронные архивы предприятий и организаций. Тогда, говорит он, паровоз станет впереди поезда, как это и должно быть, и пойдет по расписанию к конечной станции - архиву. Пока же электронный находится на рельсах, которые ведут в никуда...
В будущем, по мнению эксперта, техническое решение скорее всего будет найдено путем отделения «логики и семантики» архивного дела от «физики», за счет виртуализации ПО и периодической миграции электронного архивного фонда на новое оборудование. «А сейчас нужно работать над унификацией электронного архивного дела, отрабатывать форматы архивных документов, вести стандартизацию технологий электронных архивов предприятий и организаций, - советует Павел Музычкин. - Но только делать это нужно намного быстрее, чем это происходит сейчас. Посещая конференции иногда удивляюсь - нередко обсуждаются проблемы, о которых слышал еще девять лет назад, когда только начал внедрять в своем вузе СЭД и стал интересоваться вопросами электронного документооборота».
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 2
Переход от бумажного к смешанному документообороту
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Плюсы и минусы электронных документов
Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:
Электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
Проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;
В деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.
В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:
Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :
"...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".
Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :
"4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".
Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:
Быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
Короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
Нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
Сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
Необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.
Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:
Прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;
Сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
Не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
Для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.
Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:
Низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно;
Гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;
Для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;
Управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.
Смешанный документооборот - реальность сегодняшнего дня
Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:
Электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;
Использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;
Ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;
Ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.
Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.
Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.
Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.
Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их "двойной" природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.
В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:
Оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);
Юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;
Все чаще "внутренние" решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.
Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.
Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.
Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:
Сканировать бумажные документы;
Распечатывать электронные документы.
Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:
Неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);
Электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.
Сроки хранения в смешанном документообороте
В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.
Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :
Перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);
При переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;
Если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.
Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:
Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:
"2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике... в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:
Один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;
Второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации".
Что необходимо: внутренние нормативные документы
и квалифицированный персонал
Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в "серой" зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.
О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документацией":
"Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами".
Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.
Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:
В России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;
Практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;
В определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него "добраться" из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.
Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.
Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.
Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.
На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.
Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с "человеческим фактором". Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.
Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.
Литература
1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2006, N 6.
2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008, N 19.
Н.Храмцовская
Ведущий эксперт
по управлению документацией
компания "Электронные Офисные Системы",
член Гильдии управляющих документацией,
член ARMA International
г. Москва
Подписано в печать
Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.
Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.
Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:
- документы, для которых электронная форма существования будет основной;
- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.
В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».
Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.
На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.
Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.
Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.
Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе.
К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных.
В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении.
Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.
Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.
Развитие технологий внутреннего документооборота
| Стадия
развития | Работа с входящими документами | Работа с исходящими документами | Работа с внутренними документами |
|
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот | Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий. Сотрудники организации зачастую работают с бумажными документами и их бумажными копиями | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе (в том числе с возможной последующей досылкой бумажного экземпляра) | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий |
|
2. Электронно-бумажный документооборот | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов, в том числе направление на исполнение в электронной форме и работа исполнителей с файлами документов | Регистрация документов в электронной форме в СЭД и отправка их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе, без досылки бумажного экземпляра | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
|
3. Электронно-бумажный и электронный документооборот | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций |
Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ или электронная копия документа, подписанного на бумажном носителе | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации.
Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.
Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).
После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.
Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.
Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).
2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.
В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).
На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.
При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.
3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант.
Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.
Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.
Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.
- Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 296 с.
- Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24-25 ноября 1999 г. - М.: Росархив, 2000. - С. 69-72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. - № 2. - С. 14-18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. - № 3. С. 36-40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. - № 8. С. 17-21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. - № 2. С. 32-37.