Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем - о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.
Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.
В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.
В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.
Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.
1. Приветствие
Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» - написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.
2. Обращение по имени
На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.
И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .
3. Сначала погуглите свой вопрос
Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !
Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.
В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?
🔥 Кстати! Я выпустил платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Если интересует, можете подать заявку в ранний список через эту форму , чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!
Десерт на сегодня - видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :
16 Апр
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.
Сегодня вы узнаете:
- Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
- Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
- Как правильно написать деловое письмо.
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Зачем нужна деловая переписка
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Отличия деловых писем от других
Основные отличия состоят в следующем:
- Стилистика изложения;
- Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
- Оформляется на официальном бланке компании;
- Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
- Редко занимают объем более 1 страницы;
- Наличие строгой служебной субординации.
Виды деловых писем
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
- Гарантийное письмо;
- Сопроводительное;
- Информационное;
- Письмо-предупреждение;
- Письмо-напоминание.
Письма, на которые нужен ответ.
- Обращение;
- Предложение;
- Запрос;
- Требование;
- Прошение.
Некоммерческие письма.
- Письмо-приглашение;
- Письма с выражением соболезнования;
- Письма с выражением благодарности;
- Письма с информированием о чем-либо;
- Письма, в которых содержатся рекомендации;
- Гарантийные письма;
- Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
- Письма с поздравлениями по разным поводам;
- Письмо-просьба;
- Письма с инструкциями;
- Сопроводительные письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
- Письма с ответами на запросы;
- Непосредственно запрос;
- – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
- Претензия;
- Напоминание;
- Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
- Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
- Составленные по строгому образцу.
По адресатам.
- Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
- Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
- Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
- Отправленные в виде факсового сообщения;
- Отосланные по электронной почте;
- Те, что отправлены в обычных конвертах.
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Секреты правильного оформления
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
- Адресно, предназначается конкретному лицу;
- На дату написания вся информация должна быть актуальна;
- Достоверно;
- Беспристрастно;
- Аргументировано;
- Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
- Для написания делового письма используются листы формата А4;
- Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
- Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
- Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
- Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
- Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
- Название компании полностью;
- Номера факса и телефона;
- Номер банковского счета;
- Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
- Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
- Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
Деловое письмо после проведенной встречи
Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.
- Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
- Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
- Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
- Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
- Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
- Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
- Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».
Электронные деловые письма
Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.
Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.
Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:
- Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
- Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
- Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
- Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.
Как написать деловое письмо: простым языком о сложном
Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.
1 этап. Указываем адресата.
В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.
2 этап. Обращение.
Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.
Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.
3 этап. Изложение цели.
Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.
4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.
Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.
Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.
Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.
Как закончить деловое письмо
Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.
В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.
В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.
Приведем несколько примеров:
- Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
- Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
- Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
- Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
- Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
Как попрощаться с адресатом.
Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
Приведем несколько вариантов:
- С уважением к Вам…;
- С пожеланием успехов…;
- С наилучшими пожеланиями…
Ставим подпись правильно.
Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.
Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.
В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.
Деловые письма на английском языке
Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.
Дата написания.
Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.
Реквизиты получателя.
- Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
- Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
- Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
Указание адреса.
Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
Как обратиться к получателю.
Стандартные обращения:
- Dear Madam;
- Dear Sir;
- Dear Sir or Madam;
- Dear Mrs;
- Dear.
После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.
Тематика.
Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
Основной текст.
Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.
Как попрощаться.
Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
Оформление подписи.
Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
Оформление приложений.
Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.
Что писать с заглавной буквы.
- Фамилии и инициалы;
- Наименования компаний;
- Наименования городов, штатов и так далее;
- Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
- Первые слова в прощании;
- Вступительные обращения.
Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.
Образцы деловых писем на русском и английском языках
Заключение
Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.
С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.
Резюме не всегда достаточно, чтобы хорошему специалисту устроиться на работу.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Действительно ли составление письма помогает быстрее решить проблему трудоустройства? Какие нюансы нужно учитывать при оформлении документа?
Давайте подробно разберемся в этих вопросах.
Общая информация
Письмо работодателю о приеме на работу открывает стороны о претенденте, которые не отражены в резюме: личные качества, опыт работы, профессиональные знания и т.д.
Оно показывает мотивацию и заинтересованность в конкретной вакансии. При удачном составлении повышаются шансы попасть на собеседование, ведь руководителю гораздо проще дать правильную оценку возможностей специалиста.
Рассматриваемые документы предназначены для привлечения внимания работодателя и побуждения ознакомиться с .
Они делятся на несколько категорий:
- сопроводительные;
- самостоятельные (письмо-запрос);
- письмо-просьба;
- письмо-заявление;
- письма по объявлению.
В Трудовом законодательстве отсутствуют сведения о незаконности использования подобных документов. Их составление носит рекомендательный характер и не входит в обязанности граждан.
Как составить письмо работодателю о приеме на работу?
Если вы хотите устроиться на работу в крупную отечественную или зарубежную фирму, к созданию письма нужно подойти максимально ответственно.
Оно должно быть безупречным во всех отношениях, ведь от этого зависит дальнейшая судьба вас как претендента на должность.
Залог успеха – правильное оформление, хороший грамотный текст, отсутствие двусмысленных фраз.
Стандартные правила таковы:
- Используется белая бумага хорошего качества, чистая и ровная.
- Ширина левого поля – не меньше 2 см. Текст печатается на одной странице с 1-2 интервалами. Абзац начинается с красной строки. Желательно не переносить слова.
- К работодателю следует обращаться по имени и отчеству.
- Указывается не более пяти достоинств кандидата.
- Подпись ставится в конце синими чернилами (для создания приятного контраста).
Примеры:
Пример краткого сопроводительного письма
Еще один пример письма работодателю
Если вам нужны образцы писем о приеме на работу, скачайте их на нашем сайте:
Документ оформляется:
- отдельным бланком, если резюме подается в распечатанном виде;
- в основной части электронного письма, если планируется отправка по e-mail.
При составлении документа важно грамотно оформить «Шапку».
В верхней части (в правом углу) пишется ФИО адресата, затем название организации, ниже – дата в формате 01.МЕСЯЦ.2016 или 01.01.2016. Дальше указывается адрес компании, в которую желает устроиться кандидат.
Документ должен быть кратким.
В большинстве случаев достаточно одной страницы, состоящей из 3-х частей:
| Вступительная | Начинайте письмо с интересного предложения, которое обязательно привлечет внимание работодателя. Здесь должна быть цель и основания обращения (объявление в газете, рекомендация работника компании, реклама по телевизору и т. д.), на какую должность претендуете. |
| Основная | Содержит краткую и наиболее ценную информацию о квалификации, опыте. Вы должны суметь убедить адресата, что обладаете всеми необходимыми навыками. Напишите, чем именно вы можете быть полезны для данной организации, предложите ознакомиться с резюме.Дополнительным плюсом станет проявление вашего интереса к компании: заранее узнайте о сфере деятельности, историю. Все это положительно повлияет на окончательное решение. |
| Заключительная | Выражается желание кандидата получить приглашение на собеседование, готовность обсудить все нюансы. Здесь уместно указать контакты. Усилить личностный характер обращения можно, приложив свою фотографию. |
На протяжении всего письма сохраняйте позитивный настрой, связанный с возможностью получить рассматриваемую должность.
Придерживайтесь требований официально-делового стиля общения:
- точность изложения информации;
- соблюдение грамматических, синтаксических и лексических норм при написании;
- логичность и объективность содержания;
- лаконичность и достаточное количество фактов.
Основные ошибки
При написании документа часто появляются недочеты, которые могут негативно отразиться на первом впечатлении.
Наиболее распространенными из них являются:
- Излишнее употребление местоимения «Я». Помните, что вы составляете не автобиографию, а деловое письмо. Чрезмерное применение этого слова мешает правильному восприятию информации.
- Выражение просьбы рассмотреть резюме или пригласить на собеседование. Такой подход демонстрирует слабость претендента и утрачивает интерес читателя.
- Отсутствуют конкретные причины, по которым стоит именно вас немедленно пригласить на интервью. Письмо должно убедительно подчеркивать достижения и сильные стороны кандидата.
- Дублирование фактов, имеющихся в резюме. Достоинства должны раскрываться более афористично. Например: «Благодаря коммуникационным навыкам и 4-летнему опыту публичных выступлений, поднял уровень продаж в 3 раза за 4 месяца».
- Заключение в пассивном тоне – просьба позвонить или написать письмо. Вместо этого пишите, что вы свяжетесь с адресатом через определенное время, или он сам может перезвонить по указанному номеру.
При составлении собственного документа помните о других важных нюансах:
- Нельзя ошибаться при написании ФИО адресата. Если имя точно неизвестно, рекомендуется использовать общепринятые фразы. Например: «Уважаемый руководитель отдела Х».
- Не допускаются опечатки. Рекомендуется перепроверить документ на несколько раз. Возможно, дать для ознакомления другому человеку.
- В деловой переписке нельзя использовать просторечные и диалектные слова, междометия.
- Руководитель заинтересован в том, что вы можете дать компании, а не получить. Поэтому не пишите о том, чему вы хотите научиться на предлагаемой должности.
- Письмо о приеме на работу должно содержать только положительные качества кандидата. Упоминать о слабых сторонах не стоит.
Соблюдайте все правила составления делового письма о приеме на работу и не забывайте учитывать индивидуальные особенности компании. Внимательно проверяйте готовый документ, тогда вероятность попасть на собеседование станет гораздо выше.
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
Вы уверены, что среди сотен писем, которые просматривает получатель, ваше письмо действительно выделяется? Специалисты по развитию карьеры и маркетологи рассказали о том, как правильно указывать тему электронного письма, чтобы получатель обязательно его открыл и своевременно ответил на него.
1. Всегда указывайте тему письма
Игнорирование поля темы письма является самой большой ошибкой отправителя, который рассчитывает получить своевременный ответ. Тема письма, как правило, указывает получателю содержание сообщения и заставляет его принять решение - открывать или не открывать письмо. Электронное сообщение с пустым полем темы, скорее всего, будет сразу же удалено, так как раздражает получателя, ведь ему необходимо будет открыть письмо, чтобы узнать, о чем в нем идет речь.
2. Сначала укажите тему письма, а затем приступайте к написанию сообщения
Многие люди считают, что тема письма является второстепенной задачей после его написания. Однако Аманда Августин, занимающаяся консультированием по развитию карьеры в компании The Ladders, подчеркивает, что именно тема письма является приоритетной для автора. Во-первых, именно тема задает тон сообщению, а, во-вторых, не позволяет отвлекаться на другие темы.
3. Будьте кратки
Тогда как при открытии ящика со входящей почтой на мониторе компьютера вы можете видеть в теме письма 60 символов, на смартфоне вы сможете увидеть лишь 25-30 символов. Поэтому уместите тему письма в 6-8 слов. Этого будет более, чем достаточно.
4. Укажите самое важное в начале темы письма
Дмитрий Леонов, вице-президент компании SaneBox, рассказал, что около 50% писем просматриваются с мобильных телефонов. Учитывайте это, и пишите самое главное в самом начале темы письма. В противном случае, в 50% случаев важные части сообщения могут быть просто обрезаны мобильными устройствами и не прочтены получателями.
5. Избегайте ненужных слов
Не засоряйте тему письма такими ненужными фразами, как "Добрый день", "Приятно познакомиться", "Спасибо" и так далее. Во-первых, они ничего не значат для получателя. Во-вторых, вы можете смело их использовать в самом письме, что будет даже более логично.
6. Будьте ясны и конкретны в теме письма
В теме письма должно быть указано именно то, о чем в письме пойдет речь. Именно по теме письма получатель должен расставлять приоритеты и решать, когда именно ему необходимо ответить на него. Например, сообщение в теме "У вас есть сейчас свободное время для решения моего вопроса?" очень расплывчато, так как не дает понимания получателю, что именно от него хотят, и заставляет открыть письмо. Поэтому если вы отправляете резюме, то в теме смело пишите свое имя и названия вакансии, на которую претендуете. А если хотите задать вопрос о текущем проекте своему коллеге или партнеру, то в теме указывайте название конкретного проекта.
7. Сделайте тему простой и призывающей к действию
Этот совет в особенности будет полезен маркетологам и тем, кто отправляет маркетинговые письма. Вице-президент компании Hub Spot Кип Боднар советует написать такую тему письма, которая призывала бы получателя к действию, заинтересовала бы его.
8. Используйте ключевые слова для дальнейшего поиска и фильтрации
У многих профессионалов в электронной почте есть тематические папки, а также они активно используют фильтры для поиска тех или иных писем. Поэтому, если в теме вашего письма подобных меток нет, то ваше письмо, скорее всего, будет просто не замечено. Поэтому очень важно использовать ключевые слова, отражающие тему письма, чтобы в дальнейшем получатель смог его легко найти через систему поиска.
9. Укажите, если вам необходим ответ
Когда человек получает письмо, ему также важно знать, необходимо ли ему его просто прочесть или же на него необходимо ответить. Поэтому, говорит Аманда Августин, указывайте в теме письма "Пожалуйста, ответьте" или "Пожалуйста, прочтите". Также вы можете использовать выражение "К вашему сведению". Оно используется, чтобы сообщить получателю о том, что ему сообщение будет интересно. В деловой электронной переписке подчеркивает, что отправитель хочет проинформировать получателя, но при этом сообщение не является поручением и не требует от получателя выполнения действий, непосредственно связанных с сообщением.
10. Укажите дедлайн в теме письма
Если в теле письма вы отправляете много информации, но вам необходимо, чтобы на нее отреагировали в определенные сроки, то укажите их в теме письма. Это значительно увеличит шансы прочтения и своевременного реагирования на сообщение. Например, можно указать: "Пожалуйста, ответьте на это письмо до конца рабочего дня пятницы".
11. Если к данному получателю вас кто-либо направил, дайте об этом знать
Если контакт получателя вам дал какой-либо партнер, клиент, коллега, то укажите его имя прямо в теме, а не в самом письме. Во-первых, знакомое имя привлечет внимание получателя. Во-вторых, оно даст представление получателя о проекте или вопросе, с которым вы можете к нему обращаться.
12. Выделите то, что хотите предложить
Если вы отправляете "холодное письмо", то не знаете, заинтересует ли ваше предложение вашего получателя. Поэтому укажите в теме то, что предлагаете, а также расскажите о бонусах - скидках, специальных предложениях.
13. Укажите имя получателя или название компании
Вы должны знать, кому отправляете письмо. И получатель также должен сразу же осознать, что это письмо предназначается конкретно для него. Кип Боднар заявляет, что одним из самых лучших способов это показать является указание его имени или названия компании в теме письма. Например, вы можете написать так: "Владимир, взгляните на эти цифры: объем продаж компании увеличился на 25%".
14. Используйте слова, ограничивающие сроки ответа на письмо
Если вы хотите привлечь чье-то внимание и убедить получателя ответить вам, то в теме письма укажите срок вашего предложения. Например: "Регистрация обязательна сегодня", "Количество мест ограничено - поспешите записаться на мероприятие".
15. Не начинайте предложение в теме письма, которое заканчивается в самом письме
Если вы начинаете писать какой-либо вопрос или предложение в теме письма, то заканчивайте его тут же, не продолжая в самом письме. Получателя это раздражает, так как заставляет его открывать письмо и продолжать прочтение. Подумайте, возможно, для короткого вопроса больше подойдет мессенджер или даже звонок?
16. Перечитайте сообщение в теме письма
Аманда Августин советует перед отправкой перечитать тему письма. Зачем это? Очень часто, когда отправитель отправляет целую "пачку" писем различным получателям, то забывает изменить имя или название компании в теме письма. Это может раздражить получателя или даже оскорбить. Поэтому прежде чем отправить письмо, перечитайте его и проверьте на несоответствия.
17. Не пишите в верхнем регистре
Использование слов, написанных в верхнем регистре, привлекает внимание, но в неверном направлении. Такой способ делает письмо тяжелым для прочтения и заставляет получателя беспокоиться на подсознательном уровне. Вместо этого вы можете использовать тире, двоеточия, чтобы провести некую грань между словами и сделать на чем-то акцент.
Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам Business Insider